Alur Kerja Aplikasi Akuntansi SaaS

Proyek: Aplikasi Akuntansi & Invoicing SaaS (Cloud-Based)
Referensi: Mekari Jurnal (dimodifikasi)
Tanggal: 28 Juli 2026

---

Gambaran Umum

Aplikasi ini adalah platform akuntansi berbasis cloud (SaaS) yang memungkinkan pelaku usaha mengelola keuangan bisnis secara menyeluruh — mulai dari pencatatan transaksi, pengelolaan piutang & utang, manajemen inventori, hingga pelaporan keuangan otomatis. Setiap perusahaan (tenant) memiliki data yang terisolasi penuh (multi-tenant architecture).

---

Struktur Menu & Navigasi

Navigasi menggunakan sidebar tetap (persistent) dengan ikon + label. Sub-fitur diorganisir menggunakan tabs di dalam halaman, bukan dropdown di sidebar.

Menu Sidebar

Quick Action Bar (Top Bar)

Tombol "+ Buat Baru" yang selalu tersedia di header, berisi:

• Buat Faktur Penjualan
• Buat Biaya Baru
• Tambah Kontak
• Terima Pembayaran
• Buat Pesanan Pembelian

---

Alur Kerja Detail per Modul

1. Alur Penjualan (Sales Cycle)

┌──────────────┐    ┌──────────────┐    ┌──────────────┐    ┌──────────────┐    ┌──────────────┐
│  Penawaran   │───▶│   Pesanan    │───▶│  Pengiriman  │───▶│   Faktur     │───▶│  Pembayaran  │
│ (Quotation)  │    │(Sales Order) │    │  (Delivery)  │    │  (Invoice)   │    │  (Payment)   │
└──────────────┘    └──────────────┘    └──────────────┘    └──────────────┘    └──────────────┘
     [Draft]           [Confirmed]        [Shipped]          [Sent/Overdue]      [Paid/Partial]

Detail langkah:

1. Penawaran (Quotation) → Buat penawaran harga untuk prospek. Status: Draft → Sent → Accepted / Rejected.
2. Pesanan Penjualan (Sales Order) → Quotation disetujui → otomatis atau manual diubah jadi SO. Status: Open → Fulfilled.
3. Pengiriman (Delivery / Surat Jalan) → Catat pengiriman fisik barang. Stok inventori otomatis berkurang. Status: Pending → Shipped → Delivered.
4. Faktur Penjualan (Invoice) → Tagihan resmi ke pelanggan. Bisa dibuat langsung tanpa melewati langkah 1-3. Status: Draft → Awaiting Approval → Sent → Overdue → Paid.
5. Penerimaan Pembayaran (Receive Payment) → Catat pelunasan. Piutang berkurang, saldo Kas/Bank otomatis bertambah.

Fitur pendukung:

• Retur Penjualan (Credit Note) → Pengembalian barang / refund.
• Approval Workflow → Invoice bisa dikunci sampai disetujui manajer.
• Pengingat Otomatis → Email reminder sebelum/sesudah jatuh tempo.
• Faktur Berulang (Recurring Invoice) → Untuk tagihan bulanan otomatis.

---

2. Alur Pembelian (Purchase Cycle)

┌──────────────┐    ┌──────────────┐    ┌──────────────┐    ┌──────────────┐    ┌──────────────┐
│  Permintaan  │───▶│   Pesanan    │───▶│  Penerimaan  │───▶│   Tagihan    │───▶│  Pembayaran  │
│(Requisition) │    │(Purch. Order)│    │(Goods Rcpt.) │    │   (Bill)     │    │  (Payment)   │
└──────────────┘    └──────────────┘    └──────────────┘    └──────────────┘    └──────────────┘
     [Request]         [Sent to Vendor]    [Received]        [Recorded]          [Paid]

Detail langkah:

1. Permintaan Pengadaan (Requisition) → Staff mengajukan kebutuhan barang/jasa. Status: Draft → Approved / Rejected.
2. Pesanan Pembelian (Purchase Order) → PO resmi dikirim ke vendor. Status: Draft → Sent → Partially Received → Fully Received.
3. Penerimaan Barang (Goods Receipt) → Barang sampai di gudang, stok otomatis bertambah. Status: Received.
4. Tagihan Pembelian (Bill) → Catat tagihan dari vendor (menciptakan utang). Status: Draft → Approved → Overdue → Paid.
5. Pembayaran (Send Payment) → Pelunasan ke vendor. Utang berkurang, saldo Kas/Bank otomatis berkurang.

Fitur pendukung:

• Retur Pembelian (Debit Note) → Barang rusak dikembalikan ke vendor.
• Approval Workflow → PO dan Bill bisa memerlukan approval.

---

3. Alur Pencatatan Biaya (Expense Recording)

┌──────────────┐    ┌──────────────┐    ┌──────────────┐
│  Buat Biaya  │───▶│   Approval   │───▶│   Terbayar   │
│   (Record)   │    │  (Optional)  │    │   (Paid)     │
└──────────────┘    └──────────────┘    └──────────────┘

• Pencatatan pengeluaran operasional (listrik, internet, sewa, transportasi, dll).
• Setiap biaya dikategorikan berdasarkan akun pengeluaran (Chart of Accounts).
• Lampiran bukti (foto struk/kuitansi) bisa diunggah.
• Opsional: approval dari manajer sebelum biaya difinalisasi.

---

4. Alur Manajemen Inventori

                    ┌──────────────┐
     Pembelian ────▶│              │
  Retur Penjualan ─▶│     STOK     │──▶ Penjualan (Pengiriman)
Stock Adjustment ──▶│   (Gudang)   │──▶ Retur Pembelian
Warehouse Transfer ▶│              │──▶ Stock Adjustment
                    └──────────────┘

Stok Bertambah dari:

• Penerimaan Barang (dari pembelian)
• Retur Penjualan (barang kembali dari pelanggan)
• Penyesuaian Stok Masuk (stock opname)
• Transfer Masuk dari gudang lain

Stok Berkurang dari:

• Pengiriman Penjualan (barang keluar ke pelanggan)
• Retur Pembelian (barang dikembalikan ke vendor)
• Penyesuaian Stok Keluar (barang hilang/rusak)
• Transfer Keluar ke gudang lain

---

5. Alur Kas & Bank

┌──────────────────────────────────────────────────┐
│                  KAS & BANK                      │
│                                                  │
│  Uang Masuk ◀── Penerimaan Pembayaran Penjualan │
│  Uang Keluar ──▶ Pembayaran Pembelian            │
│  Uang Keluar ──▶ Pembayaran Biaya                │
│  Transfer ◀───▶ Antar Akun Internal              │
│                                                  │
│  Rekonsiliasi: Cocokkan mutasi bank vs sistem    │
└──────────────────────────────────────────────────┘

• Setiap transaksi pembayaran (masuk/keluar) otomatis mempengaruhi saldo akun Kas/Bank.
• Rekonsiliasi bank: upload file mutasi → cocokkan dengan data sistem → tandai yang sudah match.
• Transfer antar akun: catat perpindahan dana internal (misal: Kas Kecil → BCA).

---

6. Alur Pelaporan (Otomatis)

Semua laporan dihasilkan secara otomatis dari data transaksi yang diinput di modul lain. Tidak ada input manual untuk laporan.

Laporan Keuangan Inti:

• Neraca (Balance Sheet)
• Laba Rugi (Profit & Loss)
• Arus Kas (Cash Flow Statement)
• Neraca Saldo (Trial Balance)
• Buku Besar (General Ledger)
• Jurnal Umum (Journal Entries)

Laporan Operasional:

• Laporan Penjualan (per pelanggan, produk, salesperson)
• Laporan Pembelian (per vendor, produk)
• Laporan Umur Piutang (Aging Receivables)
• Laporan Umur Utang (Aging Payables)
• Laporan Persediaan (stok, mutasi, nilai)
• Laporan Pajak (PPN, PPh)
• Laporan Aset & Penyusutan

---

7. Alur Multi-Tenant (SaaS)

┌──────────────┐    ┌──────────────┐    ┌──────────────┐
│  Registrasi  │───▶│ Setup Awal   │───▶│   Mulai      │
│   Akun       │    │ (Onboarding) │    │   Pakai      │
└──────────────┘    └──────────────┘    └──────────────┘

1. Registrasi → User baru daftar akun (email + password / Google SSO).
2. Buat Perusahaan → Isi data perusahaan (nama, alamat, industri, mata uang, tahun fiskal).
3. Onboarding Wizard → Panduan langkah demi langkah:
   • Setup Chart of Accounts (bisa pakai template default)
   • Tambah akun bank
   • Import kontak awal
   • Import saldo awal
4. Mulai Pakai → Masuk ke Dashboard dan mulai transaksi.

---

Status Dokumen pada Setiap Transaksi

---

Fitur Cross-Cutting (Berlaku di Semua Modul)

• Filter & Pencarian → Setiap daftar bisa difilter (tanggal, status, tag) dan dicari.
• Import/Export CSV → Hampir semua master data dan transaksi bisa di-import/export.
• Approval Workflow → Penjualan, Pembelian, Biaya mendukung multi-level approval.
• Tag & Kategori → Transaksi bisa di-tag untuk pengelompokan (per proyek, cabang, departemen).
• Cetak PDF & Kirim Email → Faktur dan dokumen lain bisa dicetak PDF dan dikirim langsung.
• Audit Trail → Semua perubahan data tercatat (siapa, kapan, apa yang diubah).
• Notifikasi → Email/in-app notification untuk jatuh tempo, approval request, pembayaran diterima.
• Multi-Currency → Mendukung transaksi dalam mata uang asing dengan kurs otomatis/manual.